3.環(huán)境控制準(zhǔn)確性不足

目前，測(cè)繪檔案庫(kù)房主要依靠人工來(lái)記錄庫(kù)房溫濕度、空氣質(zhì)量等情況，一旦發(fā)現(xiàn)環(huán)境不滿足要求，即人工啟動(dòng)抽濕器、空調(diào)、空氣凈化器等設(shè)備進(jìn)行調(diào)節(jié)。庫(kù)房溫濕度計(jì)的分布、人工測(cè)記的時(shí)間點(diǎn)和頻繁度都影響著庫(kù)房環(huán)境記錄的準(zhǔn)確性。多數(shù)情況下，人工測(cè)記工作是在“走過(guò)場(chǎng)”，記錄人員往往憑主觀感受來(lái)判斷，環(huán)境監(jiān)測(cè)流于形式。

4.出入程序復(fù)雜、效率低下

一是人員的出入，目前主要是采用“指紋+門(mén)鎖”配合管理，包括庫(kù)房大門(mén)、分庫(kù)門(mén)等，進(jìn)入對(duì)應(yīng)分庫(kù)時(shí)需要層層驗(yàn)證，程序繁瑣，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。二是測(cè)繪檔案實(shí)體的出入，需要工作人員手工對(duì)檔案盒、紙質(zhì)地形圖、磁介質(zhì)等進(jìn)行上下架，效率較低且容易出錯(cuò)。

測(cè)繪檔案庫(kù)房智能化管理思路升級(jí)現(xiàn)有測(cè)繪檔案管理系統(tǒng)，其功能涵蓋了檔案庫(kù)房?jī)?nèi)各種信息的采集、加工等，能對(duì)庫(kù)房各種設(shè)備進(jìn)行智能化控制與管理，包括檔案實(shí)體管理、密集架通信、庫(kù)房環(huán)境管理、監(jiān)控報(bào)警等，從而系統(tǒng)性地為測(cè)繪檔案管理提供智能化和流程化的服務(wù)。

1.檔案實(shí)體可視化

檔案實(shí)體可視化為管理測(cè)繪檔案提供了技術(shù)支撐。通過(guò)采集測(cè)繪科技檔案庫(kù)房、測(cè)繪紙質(zhì)成果庫(kù)房和磁介質(zhì)庫(kù)房的結(jié)構(gòu)信息，構(gòu)建二維和三維圖形化虛擬庫(kù)房，其結(jié)構(gòu)和存檔信息與實(shí)體庫(kù)房保持一致，其管理操作模擬實(shí)體庫(kù)房的管理操作，提供實(shí)體檔案上下架、查詢統(tǒng)計(jì)等功能。

2.密集架管理智能化

將測(cè)繪檔案庫(kù)房現(xiàn)有的密集架升級(jí)為智能密集架，可以由一體化管理系統(tǒng)控制密集架的打開(kāi)、關(guān)閉等。架上顯示屏?xí)@示測(cè)繪檔案所在的單元格，并可顯示所需取出的檔案數(shù)量。檔案入庫(kù)時(shí)，通過(guò)批量掃描，獲取實(shí)體檔案存放位置等信息。密集架在相應(yīng)位置打開(kāi)。由于密集架是相對(duì)密封的，庫(kù)房?jī)?nèi)溫濕度與密集架內(nèi)實(shí)體檔案溫濕度仍有一定差距，因此，密集架內(nèi)裝有溫濕度控制探頭，當(dāng)檢測(cè)到溫濕度在規(guī)定范圍之外時(shí)，密集架自動(dòng)打開(kāi)一條縫隙，實(shí)現(xiàn)通風(fēng)功能，當(dāng)溫濕度達(dá)到規(guī)定時(shí)，會(huì)自動(dòng)關(guān)閉，起到保護(hù)檔案的功能。

3.檔案實(shí)體定位智能化

RFID又稱(chēng)無(wú)線射頻識(shí)別，是一種非接觸式的自動(dòng)識(shí)別技術(shù)，它通過(guò)射頻信號(hào)自動(dòng)識(shí)別目標(biāo)對(duì)象并獲取相關(guān)數(shù)據(jù)，識(shí)別工作無(wú)需人工干預(yù)。近幾年，RFID技術(shù)在圖書(shū)館應(yīng)用越來(lái)越廣泛，在檔案館的應(yīng)用也在逐步開(kāi)展，在測(cè)繪檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用則是空白。

將RFID技術(shù)應(yīng)用于測(cè)繪檔案管理，通過(guò)非接觸方式將測(cè)繪檔案實(shí)體電子身份信息寫(xiě)入RFID標(biāo)簽，并為每個(gè)檔案實(shí)體粘貼可識(shí)別的RFID標(biāo)簽，從而建立庫(kù)房?jī)?nèi)實(shí)體檔案定位體系，實(shí)現(xiàn)測(cè)繪檔案實(shí)體位置的精確管理。以測(cè)繪紙質(zhì)成果庫(kù)房的紙質(zhì)地形圖出庫(kù)為例。在應(yīng)用RFID  技術(shù)之前，需人工去庫(kù)房提取對(duì)應(yīng)圖紙，為了確保出庫(kù)的準(zhǔn)確性，還需對(duì)提取的每一幅地形圖與檔案管理系統(tǒng)記錄進(jìn)行核對(duì)，由于紙質(zhì)地形圖出庫(kù)利用頻繁、利用量大，這種方式費(fèi)時(shí)費(fèi)力。應(yīng)用RFID技術(shù)之后，根據(jù)檔案管理系統(tǒng)形成的利用清單，庫(kù)房?jī)?nèi)嵌入的遠(yuǎn)距離一體化標(biāo)簽讀寫(xiě)器對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)紙質(zhì)地形圖的RFID標(biāo)簽進(jìn)行有效讀取并反饋給一體化管理系統(tǒng)，系統(tǒng)對(duì)RFID  標(biāo)簽進(jìn)行匹配，向符合匹配條件的密集架發(fā)出打開(kāi)指令，彈出包含該RFID標(biāo)簽的紙質(zhì)地形圖，大大節(jié)省了實(shí)體提取和核對(duì)的工作量，提高了準(zhǔn)確性，杜絕了泄密風(fēng)險(xiǎn)。

4.庫(kù)房環(huán)境監(jiān)控智能化

在庫(kù)房區(qū)域內(nèi)安裝高精度溫濕度傳感器、聲光報(bào)警器等，一體化管理系統(tǒng)24小時(shí)連續(xù)搜集這些感測(cè)器采集的數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比分析處理。根據(jù)測(cè)繪科技檔案庫(kù)房、測(cè)繪紙質(zhì)成果庫(kù)房、磁介質(zhì)庫(kù)房對(duì)庫(kù)房環(huán)境的不同要求，設(shè)置空氣質(zhì)量、溫濕度控制閾值，通過(guò)控制器聯(lián)動(dòng)空調(diào)、加濕除濕設(shè)備、空氣凈化設(shè)備，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)工作、自動(dòng)控制，并能對(duì)數(shù)據(jù)自動(dòng)存儲(chǔ)、匯總、分析、生成報(bào)表、導(dǎo)出等。同時(shí)，升級(jí)現(xiàn)有消防系統(tǒng)，在每個(gè)空間安裝煙感報(bào)警器、溫感報(bào)警器和水噴灑或氣體滅火裝置，并將信息反饋到一體化管理系統(tǒng)，一旦發(fā)生火警并經(jīng)確認(rèn)后，滅火系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)工作。

5.門(mén)禁智能化

門(mén)禁系統(tǒng)的首要功能是對(duì)進(jìn)入測(cè)繪檔案庫(kù)房的人員身份進(jìn)行識(shí)別和控制，借助R F I D技術(shù)設(shè)立身份識(shí)別卡，識(shí)別卡內(nèi)存儲(chǔ)不同級(jí)別、不同權(quán)限管理人員的具體信息。例如，可按測(cè)繪檔案庫(kù)房管理實(shí)際設(shè)置總管理員、分類(lèi)管理員和一般人員三類(lèi)身份�？偣芾韱T不僅可以打開(kāi)庫(kù)房大門(mén)，還具有庫(kù)內(nèi)所有密集架的打開(kāi)權(quán)限，可以進(jìn)入庫(kù)內(nèi)調(diào)閱任意類(lèi)型檔案;

分類(lèi)管理員可以打開(kāi)庫(kù)房大門(mén)，進(jìn)入管轄區(qū)域內(nèi)檔案庫(kù)區(qū)，比如測(cè)繪紙質(zhì)成果庫(kù)房管理員，只可以打開(kāi)測(cè)繪紙質(zhì)成果庫(kù)房的密集架，其他類(lèi)型的密集架無(wú)權(quán)打開(kāi);

一般人員只具有進(jìn)入庫(kù)房的權(quán)限。其次，門(mén)禁系統(tǒng)借助RFID技術(shù)，對(duì)非法進(jìn)入人員進(jìn)行探測(cè)并發(fā)出報(bào)警信號(hào)。最后，對(duì)于沒(méi)有履行出庫(kù)手續(xù)的實(shí)體檔案出庫(kù)信息，由門(mén)禁識(shí)別器讀取標(biāo)簽信息反饋給一體化管理系統(tǒng)，系統(tǒng)確認(rèn)沒(méi)有履行出庫(kù)手續(xù)后，自動(dòng)啟動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)，提高實(shí)體檔案的安全控制。

檔案庫(kù)房是檔案保護(hù)的主要研究?jī)?nèi)容，智能化是庫(kù)房發(fā)展的必然趨勢(shì)。智能化的檔案庫(kù)房采用先進(jìn)的管理技術(shù)手段對(duì)庫(kù)房的各種環(huán)境因素和管理要素進(jìn)行安全、高效地控制，具有既能保管好檔案，又能方便地提供利用的雙重優(yōu)勢(shì)。鑒于目前智能化測(cè)繪檔案庫(kù)房的建設(shè)尚處于摸索階段，本文立足實(shí)際分析了測(cè)繪檔案庫(kù)房的現(xiàn)狀和存在問(wèn)題，探討了建立測(cè)繪檔案智能化庫(kù)房的思路和做法，以期對(duì)測(cè)繪檔案庫(kù)房智能化建設(shè)有所助益。